tło

Ochrona danych osobowych w małych firmach – co przedsiębiorca z Podlasia powinien wiedzieć?

W dobie cyfryzacji ochrona danych osobowych staje się kluczowym wyzwaniem, szczególnie dla małych firm. Przedsiębiorcy z Podlasia, zarówno prowadzeni przez tradycję, jak i nowoczesne podejście do biznesu, powinni zwrócić szczególną uwagę na przepisy RODO. W artykule omówimy podstawowe obowiązki wynikające z unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) i podpowiemy, jak radcy prawni współpracujący z Fundacją mogą pomóc w spełnieniu tych wymagań.

Co to jest RODO i kogo dotyczy?

RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, obowiązuje od 25 maja 2018 roku i dotyczy wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe na terenie Unii Europejskiej. Dotyczy to również małych firm, takich jak sklepy, firmy usługowe czy gospodarstwa agroturystyczne – których w Podlasiu nie brakuje.

Czym są dane osobowe?

Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, np.:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP).

Kluczowe obowiązki małych firm wynikające z RODO

  1. Obowiązek informacyjny (art. 13 i 14 RODO)

Każda firma musi poinformować osoby, których dane przetwarza, o:

  • celu przetwarzania danych,
  • podstawie prawnej przetwarzania,
  • okresie przechowywania danych,
  • prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą.

Przykładowo: jeśli prowadzisz salon fryzjerski i zbierasz dane klientów do rezerwacji wizyt, musisz jasno poinformować ich, w jakim celu te dane są gromadzone i kto będzie miał do nich dostęp.

  1. Zabezpieczenie danych (art. 32 RODO)

Firmy muszą zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych poprzez:

  • stosowanie haseł dostępowych,
  • szyfrowanie danych,
  • ograniczenie dostępu do danych tylko do upoważnionych pracowników,
  • regularne aktualizacje oprogramowania.

 

  1. Dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych i zasada rozliczalności

Każdy przedsiębiorca przetwarzający dane osobowe, niezależnie od wielkości firmy, ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z ochroną danych. Dokumentacja ta powinna zawierać takie elementy jak:

  • polityka ochrony danych osobowych,
  • procedury związane z realizacją praw osób, których dane dotyczą,
  • rejestr czynności przetwarzania, a także
  • ewentualne analizy ryzyka.

Dzięki niej przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że działa zgodnie z przepisami RODO.

Zasadę tę określa art. 5 ust. 2 RODO, zgodnie z którym administrator danych osobowych (czyli np. przedsiębiorca) musi nie tylko przestrzegać przepisów RODO, ale również być w stanie to udowodnić w przypadku kontroli. Jest to tzw. zasada rozliczalności.

 

  1. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania (art. 30 RODO)

Małe firmy nie zawsze muszą prowadzić taki rejestr, ale jeśli przetwarzają dane regularnie lub przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, jest to obowiązkowe.

 

  1. Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.
  2. Jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych.

Art. 24 ust. 1 i 2 RODO

Najczęstsze błędy przedsiębiorców w Podlasiu

  1. Brak polityki prywatności

Wielu przedsiębiorców w Podlasiu, szczególnie tych prowadzących małe firmy, nie dostrzega konieczności opracowania polityki prywatności. To kluczowy dokument, który powinien być dostępny na każdej stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej, zbierającej dane użytkowników. Przykłady takich danych to: dane kontaktowe klientów, dane dotyczące preferencji zakupowych czy adresy e-mail subskrybentów newslettera.

Konsekwencje:

  • Utrata zaufania klientów, którzy mogą czuć się niepewnie co do sposobu, w jaki ich dane są przetwarzane.
  • Możliwość nałożenia kar finansowych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Przykład: Firma prowadząca sklep internetowy nie publikuje polityki prywatności, mimo że zbiera dane do wysyłki towaru i wystawiania faktur. Klient, który poczuje się niepewnie co do ochrony swoich danych, może zrezygnować z zakupów, a dodatkowo zgłosić sprawę do UODO.

  1. Niewłaściwe zgody na przetwarzanie danych

Zgody na przetwarzanie danych muszą być dobrowolne, świadome i wyrażone w sposób jednoznaczny. Niestety, przedsiębiorcy często stosują domyślnie zaznaczone checkboxy lub łączą zgodę na przetwarzanie danych z innymi zgodami, np. na przesyłanie materiałów marketingowych.

Konsekwencje:

  • Zgody pozyskane w sposób niezgodny z przepisami są nieważne.
  • Możliwość poniesienia odpowiedzialności za naruszenie art. 7 RODO, który jasno określa, że zgoda musi być wyrażona w sposób aktywny.

Przykłady:

  • Formularz kontaktowy na stronie firmy automatycznie zaznacza zgodę na przetwarzanie danych oraz przesyłanie materiałów reklamowych. Takie praktyki są niezgodne z RODO.
  • Organizator wydarzenia w Podlasiu wymaga od uczestników podania danych osobowych bez możliwości wyboru, czy zgadzają się na ich przetwarzanie w celach marketingowych. Jest to niezgodne z zasadami dobrowolności zgody.

  1. Brak zgłoszenia naruszeń do UODO

Naruszenia ochrony danych osobowych, takie jak wyciek danych klientów czy nieuprawniony dostęp, należy zgłaszać do PUODO w ciągu 72 godzin od ich wykrycia. Niestety, wielu przedsiębiorców nie wie o tym obowiązku lub ignoruje go.

Konsekwencje:

  • Wysokie kary finansowe za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia naruszenia.
  • Utrata zaufania klientów, jeśli sprawa wyjdzie na jaw publicznie.

Przykłady naruszeń:

  1. Wykradzenie danych klientów sklepu internetowego przez hakerów, co mogło prowadzić do ich dalszego wykorzystania w celach przestępczych, np. phishingu.
  2. Zgubienie dokumentacji zawierającej dane klientów, takiej jak zamówienia czy umowy, co jest szczególnie istotne w branżach usługowych, np. w agroturystyce lub usługach lokalnych.
  3. Przypadkowe wysłanie listy klientów z pełnymi danymi osobowymi do niewłaściwego odbiorcy.

Jak reagować:

  • Natychmiast po wykryciu naruszenia skontaktować się z radcą prawnym, aby ocenić, czy sytuacja kwalifikuje się do zgłoszenia.
  • Przygotować dokumentację opisującą zakres i potencjalne skutki naruszenia oraz wdrożone środki zaradcze.

Jak radca prawny może pomóc?

Radcowie prawni oferują kompleksowe wsparcie w zakresie wdrażania przepisów RODO, w tym:

  • audyt zgodności przetwarzania danych z RODO,
  • opracowanie polityk prywatności i regulaminów,
  • szkolenia dla pracowników w zakresie ochrony danych osobowych,
  • pomoc w przygotowaniu rejestru czynności przetwarzania.

Skorzystanie z profesjonalnej pomocy pozwoli uniknąć kar finansowych oraz zadbać o zaufanie klientów.

Podsumowanie

Dla przedsiębiorców z Podlasia, szczególnie tych prowadących małe firmy, przestrzeganie przepisów RODO to nie tylko obowiązek prawny, ale również inwestycja w wiarygodność i profesjonalizm. Zadbanie o wdrożenie przepisów z zakresu ochrony danych zapewni bezpieczeństwo prawne i pozwoli skupić się na rozwoju biznesu.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, skontaktuj się z nami już dziś!